ERP实施中的“八大降险原则”

导读:大多数企业管理ERP项目的失败不是发生在方案的设计阶段,而是在于ERP的实施阶段。 

ERP项目在实施过程中,会遇到种种的阻碍,遭受种种的风险。怎样才能使一个动辄几十万,甚至几百万的ERP系统能顺利发挥作用呢?如何实现快速实施并降低风险呢?下文笔者将根据其多年的实施和研究总结了八大实施原则,希望对准备实施ERP项目的企业有所帮助。

一、提前做好实施策略

①做好项目实施的总体规划

②充分利用企业现有的软硬资源

③采用分步实施的策略

④认真准备数据工作

⑤重视高层领导在项目中的作用

二、合理安排项目组织机构

在整个项目的组织机构中,实施领导组、实施小组和软件公司项目组在整个项目的进展过程中,分别担负不同的责任和扮演不同的角色。

实施领导小组是以企业主管领导为首的决策机构,该机构应站在企业经营战略的高度,从计算机应用与企业经营管理的长远规划出发,提出企业管理信息系统的目标和要求。

实施小组负责制订和下达分期项目实施计划,解决和协调实施过程中遇到的各类具体问题,定期向实施领导组汇报计划执行情况,指导各业务部门、车间的项目实施工作。

软件公司项目组负责与用户实施小组共同制订项目实施的具体计划,对用户的管理人员进行培训,指导用户进行规范化的实施工作。

三、人的因素是第一位

企业管理ERP实施是一项艰巨而复杂的高技术工作,实施项目成功与否,人的因素是第一位的。

首先,在技术方面要培训员工能主动地将系统的运行与本职工作和实际业务流程结合起来,尽快地适应和使用新系统。培训还应包括人员的理念和认识方面,要通过培训提高全员对实施企业管理ERP项目根本意义的认识,提高积极性和主动参与意识,提高和增强全员的信心和热情,使所有员工都能尽快地进入角色。

其次,项目核心成员必须具有承担实施压力的能力。因为在项目的实施过程中,不可避免地会面临职能部门的压力,特别在系统实施的关键点,如动态数据切换、业务操作变化时,否则易前功尽弃。

四、不断培训是重点

培训是成功实施ERP系统的重要因素。企业管理ERP培训有两个重要目的:一是增加人们对ERP相关知识的了解,二是规范管理人员的行为方式。

通过培训使下列人员达到如下目标:

第一、技术人员:了解ERP原理,理解系统中产品结构的组成和作用;会运用计算机熟练地输入、查询、修改产品的组成等;

第二、生产管理人员:懂得ERP运行原理,会操作菜单查询工单状态,熟悉工作规范,对工单从领料到加工、汇报整个过程清楚,对缺料、拖期工单了解原因,并能进行处理;

第三、数据维护人员:理解自己维护的基础数据在系统中的来源和用途,能熟练操作菜单进行数据维护;

第四、系统管理人员:深刻理解ERP运行原理和各模块间的关系,能够为各业务部门提供咨询与培训,并能对系统进行日常维护;

第五、操作员:对ERP的基本概念和原理有一定了解;会正确使用菜单上的功能进行数据输入;熟悉数据输入的具体注意事项和规定;熟练地操作计算机。

ERP培训的三个层次是指:

1、面向企业高层管理的培训。使企业高层管理者全面地了解ERP原理、相关管理理论和ERP的实施方,能在宏观层面上指导ERP的实施工作。

2、面向中层部门业务骨干的培训。使企业中层部门业务负责人明确ERP原理、相关管理理论和具体的ERP实施方法,全面了解ERP的各个模块例如生产管理、财务管理、销售管理、库存管理、人力资源管理等的具体运作体系,明确各个部门应该如何具体做好配合工作来保证企业管理ERP实施的成功,防止有些部门负责人出于部门利益或个人利益的原因不愿意与其他部门实现信息共享,从而导致“信息孤岛”现象的出现,为ERP的成功实施埋下隐患。

3、面向基层普通员工的培训。使基层员工基本了解ERP原理和相关管理理论,使ERP的管理理念深入人心,熟悉ERP软件的具体应用和操作,能解决一些简单的软件和硬件故障。

五、高层必须全力支持并适当放权

企业最高管理层的支持对ERP的实施结果至关重要。高层管理者的支持表现在:项目决策的制定、明确授权、解决问题标准保持一致、引入有效的变革管理战略、选择企业最恰当的时机实施项目。

ERP系统的实施是一项投入大、风险大、实施难度大的系统工程。是企业管理模式、管理思想、管理方式的一场变革,没有企业决策者对这一巨大工程的认识、支持与直接参与就没有成功的可能。大量的实践表明,高层领导的承诺是企业成功实施ERP的关键,主宰着系统的成功与失败。

六、重视人才是关键

ERP人才的获取,一是通过外部空降,聘请相关行业的信息管理工作主管虽然可能困难些,企业也要因此担一定的风险,但那无疑是一支捷径。除此之外,企业也应该重视复合型人才的培养,企业应该重视信息管理方面的人才,为他们提供一个合理的生存、发展空间,以便使ERP正确实施。

简单地说,企业管理ERP人才分为三个层次。

最高端的是ERP高级人才。该层面人才包括研发人才和企业的CIO(首席信息官)等。他们一方面要熟练掌握技术,另一方面还必须有丰富的管理经验,能将技术和管理紧密结合,将常规的管理技术与公司特点相结合。

中间层面称ERP中坚人才,又称ERP实施顾问。这类人才必须是技术和管理的复合型人才。从知识层面上讲,一名合格的ERP实施顾问必须有财务知识、计算机知识和管理知识;从经验上看,要有一定的企业管理实践,了解某行业企业研发、生产计划、采购库存、财务、销售、人力资源中的一个或多个管理过程。

最底端的是普通应用人才。必须懂得企业管理ERP的基本原理,能够熟练操作和维护ERP相关工具。

七、制定计划是前提

有一个周详完善的实施规划,是保证高效完成这个项目的大前提。企业需要从选型的时候就开始分析自己的需求,应该着眼于未来几年的发展计划,考虑在这期间经营管理需要什么样的工具来辅助;然后再和最主流的企业管理ERP平台比对,用科学的方式把系统分解为不同的功能,再看看哪些是经营管理所必需的,哪些是可有可无的,哪些是对整个业务没有什么影响的,按比重进行打分。在这些基础上,最终确定企业的实施范围。

ERP系统的设计和运行主要有两条主线:以管理会计为核心的物流、资金流的集成和以供需平衡为核心的物流、信息流的集成,在实施ERP系统时,也主要是关注影响这些业务集成的控制参数。

八、不断革新是观念

所谓的革新,不是缝缝补补式的企业改良,那样将于事无补。这种改革更应该是一种大刀阔斧式的企业再造。在企业选择上ERP的模块时,一定要选择管理最规范和最重要的部门,按照ERP的思想进行革新,逐步在企业内部完全推行ERP。

ERP系统实施项目大体可以分为项目准备、培训、业务蓝图、系统设计、上线准备、上线支持及持续改进等阶段,各阶段的工作既有侧重点,又有交叉点。采取同步工程式的项目管理方法,可以在同一时期内同时进行两项或两项以上的项目具体工作,从而缩短ERP系统的实施周期。

企业管理ERP的成功实施关键依靠企业内部实施人员,企业内部ERP系统实施人员因为熟悉企业现实情况,认同企业的文化和经营理念,同时又要在企业长期工作,在实施ERP系统过程当中往往会从长远角度来考虑ERP系统的实施,如果对他们予以系统的培训,同时采取快速化ERP系统实施原则,不仅可以降低ERP系统实施成本,还可以确保项目质量。

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总之,本着简单、有效、实用的原则,采取快速化的企业管理ERP系统实施方法和理念,可以降低系统实施成本,缩短系统实施周期,提高系统实施项目的性价比,快速铺就公司信息化的高速公路。

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