会议管理 | 降低会议成本,提升会议效率

会议对于一个企业来说是最常见的内部沟通方式,开会往往是为了解决问题,但是,如果开会的方法不对,不仅问题没有解决,反而“会”越开越累。

我司的协同办公OA系统通过明确的任务设定考核目标,帮助企业规范会议执行流程,提高重大会议的传达率、执行力和监督审批率,从多方面提高企业会议决议的执行效率,打破企业会议“议而不决、决而不行、行而不果”的尴尬局面。

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一、规范会议流程,有序申请

企业每天大会、小会不断,涉及资源、人力多,怎样合理安排会议室、确保每场会议时间不冲突、参会人员不缺勤,从而保证会议召开效率呢?

【会议有序申请】

相关人员可以随时通过流程申请会议,明确具体会议时间、地点、参会人等,在申请过程中根据系统内会议室信息台账,查看会议室使用情况,合理安排会议,及时发送会议通知。

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【考勤及时生成】

OA系统在和微信、人力资源系统集成的基础上,通过人脸识别或者扫描微信二维码等方式,智能签到,将识别出的人员信息回传至OA系统,形成考勤记录,提高出勤率。

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二、落实任务,明确责任

“会议开完就了事”的现象已经成了许多企业会议遇到的老大难,很多人只带着听报告的心态参会,会上形成的任务谁去执行?怎样监督执行效果?

【记录决议落实任务】

会议结束后,相关人员可以通过泛微会议管理系统,提交会议记录,将会议决议划分为一个个任务,落实到具体的人,明确任务检查人和完成时间等,提交后,会议任务即刻下达。 

【任务状态一目了然】

当具体任务生成后,会议执行人可以在“我的任务”内,随时查看任务,通过任务台账,及时了解任务执行状态,如未提交、待审批等,确保不遗漏。

【任务执行实时监督】

泛微会议管理系统可设立会议检查人,随时通过任务台账监督任务执行情况,一旦出现延时等情况,可随时通过系统提醒执行者。

三、报表记录全程信息

企业每年/月召开会议情况怎么获悉?会议任务执行情况如何查看?会议考核从何抓起?

【考核报表】

详细记录具体人员的会议出勤情况、任务执行情况、所关联的是哪场会议,提高考核公正性、公平性。

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【会议报表】

明确记录企业每年/月开过哪些会议、召开时间等信息,帮助管理层理清各类会议召开频率,效率高。

【任务报表】

帮助企业形成详细的会议任务台账,清晰记录执行者、检查人、执行状态等信息,方便管理层实时查看。


会议管理具体价值

1、规范流程,高效地申请与召开会议,避免会议有冲突

2、以结果为导向,会议任务落实到人,执行结果可追踪

3、记录会议的全程信息,提高审批、监督效率

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